PLANIFICACIÓN

DEFINICIÓN.

Empezaremos indicando que la Planificación es una función básica de la gestión, que nos permitirá bosquejar el futuro deseado. Es el proceso de formular, implementar y evaluar las decisiones inter funcionales que permiten a la organización alcanzar sus objetivos.

En la vida cotidiana constantemente se desarrolla este proceso. Se planifican las vacaciones, las horas de estudio, las excursiones, las actividades de cada semana, parece razonable pensar que las empresas también tienen que planificar su trabajo.

INTRODUCCIÓN.

La planificación es algo esencial en el trabajo de un técnico planeamiento ya que es la que le permitirá conseguir sus objetivos. Planificar supondrá crear una herramienta con la que conseguir objetivos, una herramienta que nos ayuda a obtener resultados.

La importancia de la planificación es necesario para propiciar el desarrollo de la empresa mediante la reducción al máximo de los riesgos, maximizando el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Una planificación supone un proceso muy complejo que puede adquirir muy distintas formas. Existen diferentes tipos de planificación y diferentes modos de llevarla a cabo, al igual que muchas herramientas de planificación.

Las herramientas de planificación son metodologías usadas en las organizaciones para planificar la forma de gestionar procesos o proyectos. Estas herramientas pueden servir para dos cosas:

-          Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.

-          Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.

De este modo, este conjunto de herramientas pretende ayudar a solventar qué tipos de planificación se necesita, en qué momento y qué herramientas son más apropiada para las necesidades. Las herramientas sobre planificación estratégica, planificación de acción y sobre seguimiento y evaluación proporcionarán más información sobre cómo llevar a cabo estos procesos.

Estas herramientas están dirigidas específicamente a aquellas personas que poseen poca experiencia en planificación. Puede que resulte complicado planificar la dirección de una organización, proyecto o departamento, o bien, en la sección de planificación de un trabajo. No obstante, en estos momentos la tarea de realizar la planificación de una organización, proyecto o departamento no resulta tan complicado como parece pues haciendo uso de las herramientas que se mencionan anteriormente podemos:

DESARROLLO.

Planear tanto estratégica como funcionalmente y distinguir entre ambos modos, generar ideas sobre cómo diseñar un proceso de planificación, cuando empezar la planificación para un nuevo proyecto u organización, generar algunas ideas sobre técnicas de planificación y entender la relación entre una planificación y un seguimiento y evaluación.

No existen reglas estrictas que dicten cuándo planificar en una organización o proyecto, pero podemos considerar varias alternativas que nos permitirán desarrollar un proyecto.

Antes de empezar algo nuevo, se necesita un proceso de planificación a gran escala que vaya dirigido a nuevas organizaciones y proyectos.

Para la puesta en práctica se requiere realizar un seguimiento constante, de modo que la planificación de acción pueda revisarse y modificarse si fuera necesario.

La planificación anual se puede revisar cada determinado tiempo  y la evaluación de las actividades como base para una planificación en detalle de actividades anuales, con frecuencia, debería tener lugar a finales del año anterior, para que diera tiempo a poner en marcha planes en el nuevo año venidero.

Planificar supone analizar y estudiar los objetivos propuestos así como la forma en la que vamos a conseguirlos. La Planificación es una herramienta de acción para decidir que vamos hacer y porqué, supone crear un plan. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar:

Define necesidad de recursos para conseguir objetivos

Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.

Cuantifica los niveles de desempeño para tener éxito

Establece prioridades

Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

La planificación se lleva a cabo de manera empírica en muchas situaciones cotidianas, y de manera muy seria y formal en organismos que dependen de una planificación adecuada y sistemática. La planificación se encuentra, tal como la administración, dentro de la mayoría de las actividades de las personas, instituciones y organismos de toda índole.

Por lo anterior cobra una fuerte importancia el poder distinguir los diferentes procesos de la planeación, y comprender que la planificación operará y hará realidad los planteamientos y herramientas que nos da la planeación, permitiendo contar en las sociedades con formas más organizadas.

Las características básicas de la planificación son:

Sentido de Proceso: la planificación es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.

Vínculo con el medio: Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vínculo con el medio se efectúa a través de un diagnóstico preliminar.

Actividad preparatoria: la planificación se desarrolla en un escenario previo a la acción. Hay una separación entre el espacio de planificación y el de ejecución.

Conjunto de decisiones: Planificar implica la selección de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, más que una decisión única, la planificación es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresión.

Para la acción: A pesar de que la planificación no es ejecución, siempre va dirigida hacia la realización de acciones.

Sentido de futuro: la planificación siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas. Tiende al logro de objetivos: el alcance de objetivos propuestos, concretos y definidos es una de las principales metas de la planificación.

Teoría causa-efecto: Relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.

 Eficiencia: Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios más eficientes.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación.

Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación: La planificación estratégica y la planificación operativa.

La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalles.

Finalmente, la planificación ha representado en diferentes períodos de la historia, un mecanismo de control y de previsión de incertidumbre; sin embargo, la necesaria relación de la planificación con las metas reales no debe relacionarse sólo, como la forma de resolver problemas o preverlos, sino además de vislumbrar las posibles mejoras, cambios significativos en situaciones que sin ser una imperante necesidad, pueden realizarse de una forma más efectiva.

Es en todo caso, un proceso articulado que pretende evitar que se pierda tiempo, dinero y que se sub-utilice un recurso humano valioso, para ello, la planificación es ambiciosa y pretende que mediante su uso racional y adaptado a la realidad, permita el cumplimiento de los objetivos se persiguen de modo personal, profesional, empresarial y por supuesto, en el ámbito educativo.